创业酵母张丽俊：99%的管理者，一半的会都白开了

相信很多人都被无效会议困扰过。尤其是作为管理者，很多时候一天有7-8个会，从一踏进办公室的瞬间，你的时间就不属于你了。2021年5月25日，创业酵母创始人张丽俊老师在“张丽俊讲管理”话题专栏做了主题分享——“什么是正确的开会姿势”。话题从管理者角度深度剖析如何有效、高效组织会议，帮助大家摆脱低效、无效会议，高效率达成会议目标。

 

创业酵母创始人-张丽俊(Cherry)

一、会议的明线：七步曲

 

低效、无效的会议花样百出，但高效的会议一定有百试不爽的“套路”，我们称之为“会议七步曲”。这“七步曲”是帮助我们开好一场会的明线。

 

第一步：明确会议目标和达成的价值贡献

 

我们每次开会，都要有一个明确的目标或需要解决的解决问题，要把开会的时间控制在一小时以内。只有这样，才能让所有人有备而来，并且高效的拿着结论回去。

 

第二步：只邀请有效人员参加会议

 

每次开会，只邀请有效人员参加，不要随意扩大和缩小会议规模。决策会议，只需要关键人员参加;学习分享，尽量多让相关人员参加;宣布重要事项，必须全员参加;涉及隐私的谈话，只能一对一。

 

第三步：所有人做好会议相关的准备

 

开会，有没有好的主持人是关键。会前，主持人要确保大家都知道会议目标和进度议程，确保收集到所有会议所需的报告、课件、数据等资料。

 

第四步：有效的会议主持人

 

就像前一条说的，主持人需要敦促大家做准备，要控制会议进程和确保拿到结果。

 

会议的载体就是主持，可以说，没有好主持人就没有好会议。

 

第五步：严格遵守会议流程

 

高效会议，必须要严格控制流程和时间。

 

第六步：达成共识

 

哪怕只有阶段性的结论，也是需要达成共识的。

 

第七步：必须有跟进记录

 

达成共识之后，有跟进的规划、有会议记录，有落地的措施。

 

二、开好会议的暗线

 

主持人对于一场会议的作用非常重要。所以高效会议的暗线，就是合格的会议主持人。怎样衡量主持人是否合格?

 

1、你一定要知道，会议为什么要开，开要达到什么目的，这场会给参会的所有人带来哪些价值。

 

2、有相关的会议准备，尤其提问的准备。

 

好的会议主持人会自己设计问题，希望通过抛问题引发大家思考，通过抛问题得到结论，让大家在提问和回答的过程中产生真正的共识。提问的最高境界，是通过案例的剖析来达成共识，用别人的嘴说出你想要的答案。

 

3、有预想的答案。

 

好的主持人在开会之前会预想一个问题的答案。如果会后得出的共识和你的预想八九不离十，说明主持人的功力高。如果最后合理的推翻了这个预想，也是一件好事，说明你的认知被更新了。

 

三、为什么你开的会就是低效？

 

很多人会说，张丽俊老师，为什么我按照流程来开会，也做好了主持人的工作，但还是没有效率呢?出现这种现象，你的公司可能存在三种问题：

 

1、专业主义

 

专业主义思维总是在告诉大家，我是专业的，要听我的;你不听我的，就是你不够专业。这样的领导会局限于专业领域当中，不会和别的部门链接。一旦出了问题就倾向于扣帽子、甩锅、死不认错，让沟通协同全都变成了鸡同鸭讲。

 

2、本位主义

 

这样的人不考虑公司整体的目标和共同创造的价值，只想要本部门的诉求，甚至把个人利益凌驾于组织利益之上。如果对面部门指出问题，本位主义的领导会立马发火，说你在挑战我的权威吗?本位主义是毁掉跨部门协同的杀手。

 

3、形式主义

 

形式主义就是没有结果导向，是做给下属和老板看的，没有给自己看。开会走形式，落地不执行，自然没有效果。管理者要克服内心的障碍，以结果为导向，有冲突的时候不要以自我为中心，也不要以自己的价值为纲领，破除私心，放下固执。

 

创业酵母创始人张丽俊老师讲课中

四、有效会议的场景案例

 

说了这么多，会到底怎么开?

 

下面以在线营销部门为例子，为大家展示一些开会场景。

 

1、和老板做营销预算，该怎么开会？

 

(1)知道营销预算的总池子是多少，有目标规划。想清楚你要什么、老板要什么、共同目标是什么。给出具体细节：广告投放下去，能带来多少销售额，ROI是1:3还是1:5，这笔预算如何花得有效率?

 

(2)邀请相关的人(KP)参会，包括老板、财务、人力等。

 

(3)发会议通知，把分析报告发给与会的人，并要求大家都看过报告。

 

2、与协同部门意见有分歧，如何开会？

 

这类协同会议的争吵点在于，销售部门认为你提供的线索数量不达标、质量不够;而在线营销要证明这其中有没有销售跟进不及时、与客户的沟通不专业的问题。

 

协同的本质就是没有共同的目标和共同的价值。这种情况下，会议目标第一件事：想清楚你要什么，你们共同要什么。

 

你需要有很好的解决策略：

 

讲清楚线索是怎么来的，如何提高质量。通过数据分析，证明哪些线索是好的。

 

通过案例证明哪些线索是被浪费掉了(不当跟进、客户投诉)，证明线索没有被重视。

 

结语：

 

尊重自己的时间，是管理者最基本的素养;尊重所有人的时间，是管理者负责任的表现。无论开什么会，都要避免专业主义、本位主义和形式主义。开会，是组织管理的润滑剂，部门关系的粘合剂，业务发展的助燃剂。所以，消灭无效会议是管理者的职责。

 

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(新媒体责编：syhz0808)