以系统管理为抓手，高效落实内业工作

办公室作为集团和公司联系的桥梁、机关和项目沟通的枢纽,始终坚持“强基础、补短板、求精细、树标杆”的工作主线,将日常工作做实做深做细,推动公司管理有条不紊、井然有序地开展。如果将西北公司比作庞大的蚁穴,办公室业务人员就是辛勤的工蚁。他们默默无闻、甘于奉献,虽然工作内容平凡枯燥、具体繁杂,但他们始终精益求精、追求卓越,坚持以高标准要求自己,以严纪律约束自己,确保办公室内业工作顺利有效落实,致力推动公司高质量发展。

推进公文处理规范化

公文处理是行政工作的基础,同时也是内业工作的重要组成部分。强化公文处理规范性,有利于畅通沟通渠道、提高工作效率。为提高文件质量,使公文处理更科学、更规范,西北公司制定了《文件处理办法》,明确文件种类格式及流转流程,形成制度化管理,避免文件退回、错发、漏发等现象。

文件规范处理,一是要文种规范,根据发文目的和内容,选择合适文种;二是要格式规范,明确公文组成要素及排版要求,根据不同公文选择不同红头;三是要行文规范,逻辑完整清晰有条理,语言准确简练质朴化;四是要流程规范,明确文件拟制、分发、管理等各项程序,提高流转效率。

此外,为提高办公室工作人员公文处理水平,集团公司办公室召开公文写作处理培训系列会议,结合线上线下模式,运用通俗的语言和生动的案例讲解公文基础知识。西北公司办公室全员按时参加,借助培训机会,夯实公文处理基础,通过将理论和实践相结合,实现公文处理规范化、制度化和科学化。

构建档案管理系统化

文书档案记载了公司翔实的工作资料和具体制度化的工作内容,能够为公司日常生产活动提供重要依据,是公司的宝贵财富和有形资产。为实现“档案为经济发展服务”的目标,西北公司着力提高档案管理系统性,完善“五有”工作部署,推动档案工作有序开展。为此,结合公司实际情况,西北公司制定了《档案管理办法》,明确各职能部门管理职责,确定档案管理和归档的各项规范细则,主要服务公司的生产经营活动。

档案管理作为办公室系统的重要任务,分工明确、责任到人,西北公司不仅制定了档案管理领导和相关工作人员的岗位责任制,还将工程档案和商务资料的检查与项目经理月度及年度考核相挂钩,推动公司上下提高对档案管理工作的重视程度,令档案管理成为各部门、各项目部的重点工作。

为提高档案人员业务素质,增强档案管理意识,西北公司专门邀请文书档案科举办档案业务培训,重点指导培育三个示范点,以组为单位进行互查互评,取长补短,共同提高。同时西北公司综合管理部积极贯彻落实基层帮扶工作,开展实地帮扶业务指导,解答项目资料员在竣工资料归档方面的疑问,发掘档案管理亮点,辅助建立项目资料收集标准化。

公文处理和档案管理既是办公室系统的日常业务,又是重头工作。办公室业务人员不仅要提高专业素质,刻苦钻研业务,努力成为系统工作的行家里手,更要加强思想素质,以强烈的事业心、高度的责任感和严谨的工作态度,高质量、高效率地完成日常工作。业务人员只有真正做到“精于业、勤于思、敏于行”,才能将办公室内业工作有效落实、深入推进,为公司高质量发展提供强劲动力。(涂存艳、谭秀珍)

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